Completar el Suplemento B, Reverificación y Recontratación (antes Sección 3)

Los empleadores deben completar el Suplemento B cuando:

• La autorización de empleo de su empleado o la documentación de la autorización de empleo ha caducado ("reverificación");

Los empleadores pueden completar el Suplemento B cuando:

• Su empleado vuelve a ser contratado en un plazo de 3 años a partir de la fecha en que se completó originalmente el Formulario I-9
• Su empleado tiene un cambio de nombre legal.

Al completar el Suplemento B, también debe llenarllenar los campos de apellidos, nombre e inicial del segundo nombre en la parte superior de la página.  

Nueva Verificación

Cuando expire la autorización de empleo de su empleado o, en la mayoría de los casos, la documentación de autorización de empleo (vea más abajo para más información), usted debe volver a verificar la información de su empleado para asegurarse de que aún está autorizado para trabajar. Para averiguar si la autorización de empleo de su empleado expira, busque en la Sección 1 la fecha en que expira la autorización de empleo y en la Sección 2 la fecha en que expira el documento de autorización de empleo.

La fecha de expiración de la autorización de empleo proporcionada por su empleado en la Sección 1 puede que no coincida con la fecha de expiración del documento registrada en la Lista A o Lista C en la Sección 2. La fecha anterior debe usarse para determinar cuándo es necesario volver a verificar.

Le sugerimos que le recuerde a los empleados por lo menos 90 días con anticipación a la fecha de la nueva verificación, que se les requerirá presentar un documento de la Lista A o Lista C (o recibo aceptable) mostrando la autorización de empleo continuada a más tardar en la fecha en que su autorización de empleo o documentación, lo que sea más temprano, expira. Si su empleado tiene un Formulario I-765, Solicitud de Autorización de Empleo, pendiente con USCIS, y la solicitud ha estado pendiente por 75 días, su empleado puede contactar Centro de Contacto de USCIS.

Los empleadores no deben volver a verificar:

• Ciudadanos estadounidenses y nacionales no ciudadanos
• Residentes legales permanentes que presentaron un Formulario I-551, Residente Permanente o Tarjeta de Registro de Extranjero, para la Sección 2. Esto incluye a residentes condicionales.
• Documentos de la Lista B.

A menos que no aplique una nueva verificación (para las situaciones indicadas anteriormente), entonces cuando su autorización de empleo o documentación de autorización de empleo expire, su empleado debe presentar documentos no expirados de la Lista A o Lista C que muestren autorización para trabajar. Los recibos por un documento perdido, robado o dañado son aceptables para volver a verificar.

Para completar la sección 3, usted debe:

• Examinar los documentos no expirados para determinar si aparentan ser genuinos y estar relacionados con su empleado. Si usted piensa que el documento no aparenta ser razonablemente genuino o estar relacionado con su empleado, permita que su empleado presente otra documentación de las Listas de Documentos Aceptables.
• Registrar el título del documento (o recibo), número del documento y fecha de expiración, si alguna.
• Firme y feche la Sección 3.

Si usted anteriormente completó la Sección 3, o si la versión del formulario que utilizó para una verificación anterior ya no es válida, debe completar la Sección 3 de un nuevo Formulario I-9 utilizando la versión más reciente y adjuntarla al Formulario I-9 previamente completado.

Recontrataciones

Si usted vuelve a contratar a su empleado dentro de 3 años a partir de la fecha en que se completó anteriormente el Formulario I-9, usted puede completar un nuevo Formulario I-9 para su empleado o completar la Sección 3 del Formulario I-9 previamente completado.

Para completar la sección 3 para recontrataciones, usted debe:

• Confirmar que el Formulario I-9 original se relaciona con su empleado
• Revisar el Formulario I-9 original para determinar si su empleado aún está autorizado para trabajar, incluyendo si la documentación de autorización de empleo presentada en la Sección 2 (Lista A o Lista C) ha expirado (o se ha extendido automáticamente). Utilice las directrices para determinar si es necesario volver a verificar.
• Si su empleado aún está autorizado para trabajar y su documentación de autorización de empleo todavía es válida, provea la fecha del recontratado en el espacio proporcionado en la Sección 3.
• Si su empleado ya no está autorizado para trabajar o si la documentación de autorización de empleo ya ha expirado y se requiere una nueva verificación, solicite que el empleado presente un documento no expirado de la Lista A o Lista C. No vuelva a verificar el documento de la Lista B (identidad) de un empleado. Provea la información del documento y la fecha de recontratación en los espacios proporcionados en la Sección 3. Si la versión actual del Formulario I-9 es diferente del Formulario I-9 completado anteriormente, debe completar la Sección 3 en la versión actual.
• Firme y feche la Sección 3.

Proveer fechas en la Sección 3

La sección 3 incluye tres espacios para escribir fechas:

• Si recontrata a un ex empleado: provea la fecha de recontratación en la que su empleado comienza el empleo por salario u otra remuneración, la cual puede ser una fecha futura, si es necesario, en el Bloque B.
• Si vuelve a verificar a su empleado: provea la fecha en que expira el nuevo Documento de Autorización de Empleo en el Bloque C.
• Al completar la Sección 3 por cualquier motivo: provea la fecha en que usted completa y firma la certificación.

Registro de los cambios de nombre y otros datos de identidad de los empleados actuales

Usted no está obligado a actualizar el Formulario I-9 si su empleado cambia de nombre legal. Sin embargo, se recomienda que mantenga la información correcta en el Formulario I-9 y anote cualquier cambio de nombre en el Suplemento B. Aunque las regulaciones del Formulario I-9 no requieren que los empleados presenten documentación para demostrar que han cambiado su nombre, debe tomar medidas para estar razonablemente seguro de la identidad de su empleado si ha habido un cambio de nombre legal. Dicho cambio puede poner en duda si usted todavía puede confiar en los documentos que su empleado presentó anteriormente, y que están razonablemente relacionados con el empleado. Estas medidas pueden incluir pedir al empleado que proporcione documentación de un cambio de nombre legal para guardar con su Formulario I-9, de modo que sus acciones estén bien documentadas si el gobierno pide inspeccionar los Formularios I-9 de este empleado.

Puede encontrarse con situaciones distintas a un cambio de nombre legal en las que un empleado le informe de que su identidad es distinta a la que tenía cuando llenó el Formulario I-9 anteriormente. Si su empleado le informa de que el nombre, la fecha de nacimiento o el número de la Seguridad Social son sustancialmente diferentes de los que proporcionó anteriormente en el Formulario I-9, y no puede aportar pruebas que vinculen la nueva información con la identidad utilizada anteriormente, deberá:

• Completar un nuevo Formulario I-9;
• Escribir la fecha de contratación original en el espacio "Primer día de trabajo del empleado (MM/DD/AAAA)" de la sección 2; y
• Adjuntar el nuevo Formulario I-9 al Formulario I-9 completado anteriormente.
• Si la información de la Sección 1 no ha cambiado sustancialmente, pero el empleado ha ofrecido pruebas diferentes de autorización de empleo, entonces usted debe examinar la documentación para determinar si parece genuina y se relaciona con el empleado que la presenta. Si es así, llene el Suplemento B del Formulario I-9 anterior. Si la versión actual del Formulario I-9 es diferente del Formulario I-9 completado anteriormente, debe completar el Suplemento B.